Como migrar do Kommo para uma secretária de IA

Sair do Kommo costuma assustar por um motivo simples: ninguém quer perder histórico de contato ou deixar um cliente sem resposta durante a troca. A boa notícia é que a migração, na prática, é mais simples do que parece — o número de WhatsApp continua o mesmo, e o que precisa de atenção é a exportação de contatos e a reconfiguração da agenda no novo sistema. Este guia detalha cada etapa, com o que verificar antes de decidir a data da troca.

Análise feita pela equipe Velaris com base nas páginas públicas da Kommo em 13/09/2026, após o reajuste de preços de 1º/09/2026. Preços em dólar variam com o câmbio; confira sempre no site da Kommo.

1. Verifique o fim do ciclo contratual

A Kommo não trabalha com plano mensal avulso — o contrato mínimo padrão é de 6 meses, com desconto adicional para quem fechou por 9, 12 ou 24 meses. Antes de qualquer outra etapa, confirme a data exata de renovação da assinatura atual. Migrar no meio do ciclo pode significar pagar por um período que não vai usar, então vale alinhar a troca com o fim do contrato sempre que possível, ou pelo menos entender o custo de sair antes.

2. Exporte contatos e histórico

CRMs de vendas em geral permitem exportar contatos em CSV, e a Kommo segue esse padrão. Consulte a documentação oficial da Kommo para o passo a passo exato de exportação — a interface muda com frequência, e vale seguir o caminho atualizado em vez de instruções antigas. O que normalmente sai nesse arquivo é nome, telefone, e-mail e campos customizados que a equipe cadastrou no funil. Histórico de conversa dentro do funil de vendas, estágios e automações configuradas não migram junto — são específicos da estrutura da Kommo e não têm equivalente direto em um sistema de agenda e atendimento.

3. Limpe e classifique antes de importar

Não vale a pena importar a base inteira sem filtro. Separe os contatos em três grupos antes de subir o arquivo:

• Ativo: cliente que teve contato ou agendamento nos últimos 3 a 6 meses.
• Em risco: cliente que sumiu, mas já foi atendido antes e vale uma tentativa de reativação.
• Perdido: contato antigo, duplicado ou que nunca fechou nada — pode ficar de fora da importação inicial.

Essa classificação evita começar o novo sistema com uma base poluída, e facilita montar uma campanha de reativação específica para o grupo "em risco" logo na primeira semana, como descrito em clientes em risco: como recuperar quem sumiu da clínica.

4. Importe e mapeie os campos

Ao subir o CSV exportado da Kommo na nova ferramenta, o mapeamento de campo é o passo que mais gera erro silencioso. Confira especificamente:

• Telefone: formato com DDI e DDD, sem caracteres especiais que quebrem o reconhecimento do WhatsApp.
• CPF: se a Kommo tinha esse campo customizado, verifique se ele existe (ou precisa ser criado) na nova estrutura.
• Procedimento de costume: campo que costuma existir em clínica e estética, mas raramente em CRM de vendas genérico — pode precisar ser criado do zero e preenchido manualmente para os clientes mais recorrentes.

5. Reconecte WhatsApp e Instagram

O número de WhatsApp que a clínica, estética ou salão já divulica continua sendo o mesmo — não é preciso trocar de número nem avisar cliente sobre isso. O que muda é o sistema que responde por trás do número: a reconexão, seja via API oficial da Meta ou por conexão não oficial, à escolha do negócio, costuma levar minutos. Instagram Direct segue o mesmo princípio, via autorização da conta comercial.

6. Rode os 7 dias em paralelo

Use o período de teste grátis para rodar o novo sistema em paralelo com a Kommo antes de desligar de vez. Isso permite comparar respostas, testar a confirmação automática de horário e ajustar o vocabulário da IA com o time, sem pressão de já ter cancelado o contrato anterior. Só depois de validar que a agenda está batendo e a IA responde do jeito certo é que faz sentido considerar o desligamento formal da Kommo.

7. Não é preciso avisar os clientes

Como o número de WhatsApp não muda, não há necessidade de comunicar a troca de sistema para a base de clientes. Do ponto de vista de quem manda mensagem, nada muda — a diferença é inteiramente interna, na forma como a clínica, estética ou salão processa e responde essas conversas.

Modelo de mensagem interna para a equipe: "A partir de [data], o atendimento pelo WhatsApp passa a rodar pela [novo sistema]. O número continua o mesmo. Qualquer agendamento feito nos últimos dias pela Kommo, confirme manualmente na nova agenda até o dia [data]."

8. O que conferir na primeira semana

Etapa	Responsável	Tempo estimado
Confirmar data de fim do contrato Kommo	Dono ou gestor	15 minutos
Exportar contatos e histórico da Kommo	Gestor ou quem administra o CRM	1 a 2 horas
Classificar contatos (ativo / em risco / perdido)	Recepção ou gestor	2 a 4 horas
Importar e mapear campos na nova ferramenta	Gestor, com suporte do onboarding	1 a 3 horas
Reconectar WhatsApp e Instagram	Gestor	30 minutos
Rodar 7 dias em paralelo	Toda a equipe de atendimento	7 dias
Conferir confirmações, agenda e comissão na primeira semana	Gestor	15 minutos por dia

Nos primeiros dias após a troca, confira três coisas todo dia: se as confirmações automáticas estão realmente saindo 24h antes da consulta, se a agenda mostrada no sistema bate com a agenda real dos profissionais, e se o cálculo de comissão do mês está fechando sem precisar de planilha paralela — como detalhado em como calcular comissão de salão de beleza sem planilha. Esses três pontos costumam revelar rápido se a migração foi bem-feita ou se algum campo ficou mal mapeado na importação.

Por que migrar em vez de manter os dois sistemas

Manter Kommo e uma ferramenta vertical rodando ao mesmo tempo parece mais seguro no papel, mas na prática duplica trabalho: a equipe precisa decidir, mensagem por mensagem, qual sistema usar para responder, o que aumenta a chance de um cliente ficar sem resposta em algum dos dois. A diferença entre um chatbot que só responde roteiro e uma secretária de IA que enxerga a agenda real está detalhada em chatbot vs secretária com IA no WhatsApp — e é exatamente essa diferença que faz valer a pena migrar de vez, em vez de manter os dois em paralelo além do período de teste.

Perguntas frequentes

Perco o histórico de conversas ao migrar do Kommo?

O histórico dentro do funil de vendas da Kommo não migra automaticamente — é específico da estrutura de estágios e automações da ferramenta. O que migra são os dados de contato (nome, telefone, e-mail, campos customizados) exportados em CSV, seguindo a documentação oficial da Kommo.

Preciso trocar de número de WhatsApp para migrar?

Não. O número que a clínica, estética ou salão já divulga continua o mesmo. A troca acontece no sistema que responde por trás do número, seja via API oficial da Meta ou conexão não oficial — a reconexão costuma levar poucos minutos.

Quanto tempo leva para migrar do Kommo?

O grosso do trabalho — exportar, classificar e importar contatos — costuma levar entre meio dia e um dia inteiro, dependendo do tamanho da base. Depois disso, o recomendado é rodar 7 dias em paralelo antes de desligar de vez o sistema anterior.

Vale a pena migrar antes do fim do contrato de 6 meses?

Só se o custo de sair antes compensar o que está sendo perdido em agenda, confirmação e comissão não resolvidos. O ideal é alinhar a migração com a data de renovação do contrato da Kommo, para não pagar por um período que não será usado.

Próximo passo

Para testar por 7 dias sem cartão e ver a importação de contatos na prática, confira os planos e preços da Velaris.